Datenschutzerklärung

1. Grundlagen

Die expatpartners ag (nachfolgend expatpartners, wir oder uns), legt grossen Wert auf die Privatsphäre der Personen, deren Daten Sie bearbeitet, und setzt sich für den Schutz dieser Personendaten – das heisst aller Angaben aufgrund derer jemand als Person bestimmbar ist – ein.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie deshalb darüber informieren,

  • wer für die Bearbeitung der Personendaten verantwortlich ist;
  • welche Personendaten wir erheben und bearbeiten;
  • wie und von wem die Personendaten erhoben und bearbeitet werden;
  • zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage wir die Personendaten bearbeiten;
  • wem wir die Personendaten bekanntgegeben;
  • wie lange wir die Personendaten aufbewahren; und
  • was Ihre Rechte als betroffene Personen sind.

Bei der Erhebung, Bearbeitung, Bekanntgabe und Aufbewahrung der Personendaten halten wir und unsere Mitarbeitenden nicht nur die vorliegende Datenschutzerklärung, sondern auch die Vorgaben der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen – hauptsächlich des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und dessen Verordnung – ein. Da wir Geschäftsbeziehungen zu Partnern mit Sitz in der Europäischen Union (EU) oder dem Europäischen Wirtschaftsraum pflegen, haben wir unsere Datenschutzerklärung auch nach den Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Arbeitnehmende, Familienmitglieder, Arbeitskollegen) bekanntgeben, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und diese Personendaten korrekt sind.

 

2. Verantwortung für die Datenbearbeitung

Für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist expatpartners verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie diese per E-Mail an unsere Geschäftsführer richten (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) oder per Post an folgende Adresse schicken: Engimattstrasse 22, CH-8002 Zürich, Schweiz. Unsere Nummer für telefonische Anfragen lautet: +41 44 280 68 68.

 

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Vertragsbeziehung von Ihnen, unseren Geschäftspartnern (insbesondere in- und ausländische Versicherungsunternehmen) sowie weiteren Dritten erhalten. Gewisse Personendaten erheben wir auch, wenn Sie unsere Webseiten (expatpartners.ch und auslandkrankenkasse.ch) nutzen, oder entnehmen sie – soweit erlaubt – auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Presse, Grundbuch, Betreibungs- oder Handelsregister).
Die Kategorien von Personendaten, die wir erheben und bearbeiten, umfassen unter anderem

  • persönliche Angaben und Kontaktinformationen wie etwa Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Wohnsitz- und Aufenthaltsland und gegebenenfalls Lohnangaben sowie Gesundheitsdaten durch Ihre Beantwortung von Gesundheitsfragen;
  • Personendaten im Zusammenhang mit Kommunikation wie etwa Korrespondenz mit Ihnen oder mit Geschäftspartnern über Sie per Brief, E-Mail, Telefon oder andere Kommunikationsmittel, die – wo erforderlich – auch aufgezeichnet werden können;
  • automatisch übermittelte oder anfallende Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite (z.B. Datum und Uhrzeit der Nutzung, vorherige und aufgerufene Seite, IP-Adresse, Daten zum verwendeten Browser, Geräte-Kennung, momentaner Standort, soweit diese Information freigegeben ist – im Übrigen verzichten wir soweit möglich bewusst auf die Erhebung solcher Daten, vgl. Ziffer 5);
  • Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing), und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing). 

 

4. Zwecke der Datenbearbeitungen und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie zu Identifikationszwecken sowie um unsere Verträge mit Ihnen und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, insbesondere zur Erarbeitung und Vermittlung von optimalen Versicherungslösungen. Weiter bearbeiten wir Personendaten, um alle übrigen auf unseren Webseiten angebotenen Dienstleistungen zu erbringen sowie um neue Angebote und Dienstleistungen zu entwickeln und gestalten. Die Bearbeitung der Personendaten dient zudem dazu, unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für einen unserer Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten ebenfalls davon betroffen sein.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Kunden und weiteren Personen, soweit es uns erlaubt ist und als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Personendaten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Webseiten und weiteren Plattformen;
  • Allfällige gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbundene Übertragungen von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften von expatpartners.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. für das Einholen einer Offerte oder durch das Ausfüllen eines Kontaktformulars), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

 

5. Nutzung unserer Webseiten

Sie benutzen das Internet bzw. unsere Webseiten grundsätzlich auf eigenes Risiko. Dies gilt auch für E-Mails sowie Links, die Sie zu unserer Webseite führen, bzw. für Links zu anderen Webseiten, die wir Ihnen anbieten. Ebenso gilt dies für den Inhalt der via Links aufgerufenen Webseiten von Dritten.

Auch wenn Sie uns auf diesem Weg vertrauliche Informationen und Daten übermitteln, erfolgt dies auf eigenes Risiko. Die Übermittlung von Informationen und Daten über das Internet erfolgt in der Regel grenzüberschreitend und nicht speziell verschlüsselt. Es besteht unter anderem die Gefahr, dass sich ein Dritter während der Nutzung des Internets unbemerkt Zugang zu Ihrem Computer verschafft und damit auf dem Computer Schäden anrichtet. Dafür übernehmen wir keine Verantwortung. Um diese und ähnliche Gefahren zu minimieren, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, über verschlüsselte E-Mails mit uns zu kommunizieren, sofern Sie das wünschen und technischen einrichten können. Mit SEPPmail wird die Authentizität des Senders garantiert die Vertraulichkeit und Integrität der Botschaft gesichert. Hinter SEPPmail steht ein mehrfach ausgezeichnetes Schweizer Softwareunternehmen mit über 15-jähriger Technologie- und Anwendungserfahrung, welches das Versenden und Empfangen verschlüsselter und signierter E-Mails in der gewohnten E-Mail-Umgebung ermöglicht und sicherstellt.

Auf unseren Webseiten setzen wir aktuell bewusst weder Cookies noch Google-Analytics ein, um die Nutzung der Webseiten zu analysieren.

 

6. Bekanntgabe der Personendaten

Wir geben Ihre Personendaten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und zu den Zwecken gemäss Ziffer 4, soweit dies erlaubt ist und uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt. Gründe dafür sind vor allem, dass solche Dritten die Personendaten für uns bearbeiten oder für ihre eigenen Zwecke benötigen. Dabei geht es insbesondere um folgende Empfänger:

  • Geschäftspartner im Personalbereich (z.B. in den Bereichen Compensation & Benefits und Global Mobility) sowie Versicherungsvermittler und sonstige Hilfspersonen;
  • Mit Kunden verbundene Unternehmen;
  • Dienstleister von uns, einschliesslich Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);
  • Behörden, Amtsstellen oder Gerichten sowie Schiedsgerichten;
  • Medien, Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Webseiten und sozialer Medien;
  • Allfällige Gegenparteien oder Interessenten im Rahmen gesellschaftsrechtlicher Transaktionen;
  • anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.

Diese Empfänger können in der Schweiz aber auch in anderen, beliebigen Ländern auf der Welt sein. Wir übermitteln Personendaten insbesondere in jene Länder, in denen sich unsere Kunden, deren verbundene Gesellschaften, oder unsere Geschäftspartner sowie beigezogene Dienstleister aufhalten. Wenn wir Personendaten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir – wie gesetzlich vorgesehen – mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission) oder sog. Binding Corporate Rules für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf einen gesetzlichen Ausnahmentatbestand wie die Einwilligung, Vertragsabwicklung, die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, überwiegende öffentliche Interessen, allgemein zugängliche Personendaten oder weil es zum Schutz der körperlichen Integrität der betroffenen Personen nötig ist. Unter den oben unter Ziffer 2 genannten Kontaktangaben können Sie jederzeit eine Kopie der erwähnten vertraglichen Garantien verlangen. Wir behalten uns aber vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.

 

7. Aufbewahrung und Sicherheit von Personendaten

Wir bewahren Ihre Personendaten in der Schweiz auf und haben dafür angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen getroffen. Ihre Personendaten speichern wir so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, das heisst z.B. für die Dauer der gesamten Vertragsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Sobald Ihre Personendaten für die oben unter Ziffer 4 genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

 

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihre Rechte als betroffene Person ergeben sich aus dem Datenschutzrecht, das auf Sie anwendbar ist. Im Falle des schweizerischen Datenschutzgesetzes haben Sie aktuell das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung der Datenbearbeitung sowie zu verlangen, dass Ihre Personendaten nicht an Dritte bekanntgegeben werden. Bei Anwendbarkeit der DGSVO haben Sie zusätzlich das Recht gegen unsere Datenbearbeitungen zu widersprechen sowie die Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität) zu verlangen.

Zu diesen Rechten gibt es jedoch auch gesetzliche Einschränkungen, wenn wir beispielsweise zur Bearbeitung oder Aufbewahrung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Wir behalten uns daher vor, uns auf solche gesetzlichen Einschränkungen zu berufen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir Sie bereits in Ziffer 4 informiert. Bitte beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung mit Ihnen oder Kostenfolgen für Sie haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung Ihrer Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie uns Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, falls Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Die Kontaktangaben zur Geltendmachung Ihrer Rechte finden Sie oben unter Ziffer 2.

Sie haben überdies das Recht, Ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

 

9. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung (Version vom 18.06.2019) jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.